КАК ВЫБРАТЬ ПОСТАВЩИКА УСЛУГ?

Компания, которая внедрила или внедряет систему менеджмента на основе принципов HACCP – ISO 22000, FSSC 22000, обязана поддерживать процедуру управления услугами. Услуги, которые предоставляются на основе аутсорсинга, должны гарантировать, что они не окажут отрицательного влияния на способность организации соблюдать требования собственной СМБПП.

Требования к системе управления услугами являются обязательным элементом признанных на мировом уровне стандартов:

• ISO 22000:2018 (ГОСТ Р ИСО 22000-2019) «Системы менеджмента безопасности пищевой продукции. Требования к организациям, участвующим в цепи создания пищевой продукции» – п. 7.1.6 «Управление получаемыми извне процессами, продуктами или услугами»;
• Схема FSSC 22000, версия 5.1 – Дополнительные требования, пункт 2.5.1 «Управление услугами».

Из практики, основной перечень Услуг:

• Борьба с вредителями (Pest control);
• Поддержка систем менеджмента (менеджер по СМК и СМБ);
• Лабораторные услуги;
• Обучение и Повышение квалификации сотрудников;
• Утилизация отходов;
• Стирка специальной одежды;
• Клининг;
• Поверка и калибровка СИ;
• Транспортировка и дистрибуция;
• Хранение и отгрузка (внешние склады);
• Консультирование по безопасности и качеству при производстве;
• Инспекции;

Первичная оценка любого нового поставщика услуг должна основываться на оценке рисков и учитывать его при анализе:

• соответствие законодательным требованиям на вид деятельности;
• риски качества и безопасности;
• потенциальные риски для безопасности готового продукта (VACCP и TACCP анализ).

Для каждой оцениваемой услуги Компанией должны быть разработаны критерии оценки. Выбор критериев проводится аналогично оценке поставщиков сырья, вспомогательных материалов (ISO/TS 22002.1 п 9).

Кто и как может определить критерии к закупаемой услуге?

Критерии/требования должны разрабатывать компетентные лица, эксперты организации. Например:

• критерии к поставщикам лабораторных услуг или клининга может определить директор по качеству или менеджер по пищевой безопасности;
• критерии для процессов транспортировки и дистрибуции, хранения и отгрузки могут определить менеджер по логистике и директор по качеству совместно.

Методы оценки потенциального поставщика:

1. Сбор информации:

• Наличие лицензии на вид деятельности (в случае законодательного требования РФ);
• Наличие аккредитации ISO 17025 (ГОСТ ИСО/ МЭК 17025) (лабораторные услуги);
• Наличие системы менеджмента качества (ISO 9001);
• Юридическая чистота компании;
• Стоимость услуги.

2. Запрос Коммерческих предложений (КП) на основе Технического задания (ТЗ) от клиента.
3. Анкетирование с применением бальной оценки. Оценка результатов Анкетирования.

Эксперты Компании должны качественно оценить работу потенциальных поставщиков услуг по выбранным критериям. Принятие решения должно осуществляться коллегиально: руководитель отдела закупок и менеджер, ответственный за процесс и критерии к процессу.

4. Осуществление аудита (при необходимости) является хорошей практикой. Например, это важно применять при выборе услуг: аренда складов для хранения сырья, вспомогательных материалов, готовой продукции и упаковки.

Свидетельства аудита (фото, видео материал) должны быть сохранены, как свидетельство положительных и отрицательных сторон поставщика.

5. Обратная связь (положительная или негативная) поставщику услуги.
6. Составление договора на поставку услуги. Положительным решением будет включение критериев к процессу оказания услуги в виде Приложения к Договору.
7. Регистрация выбранного поставщика услуги в Реестре действующих поставщиков.
8. Мониторинг и повторная оценка действующих поставщиков услуг. Организация должна установить период для проведения такого мониторинга – ISO 22000 (п.7.1.6).

На основании данных, полученных в процессе мониторинга вносится обновленная информация в Реестр поставщиков услуг и проводятся дальнейшие действия по развитию поставщиков или по поиску альтернативных провайдеров и т.д.

Положительной практикой является – сохранение документированной информации по первичной и повторной оценке поставщиков услуг, а также по любым необходимым действиям, которые были определены в процессе данных оценок. Это обязательное требование стандарта ISO 22000:2018.