ВОПРОС–ОТВЕТ: КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ВХОДНОЙ КОНТРОЛЬ ДЛЯ СКЛАДА ?

Организация входного контроля для склада ответственного хранения — это процесс фиксации состояния товара в момент перехода материальной ответственности от клиента (или перевозчика) к складу. Главная цель процедуры — защитить склад от необоснованных претензий по недостаче, браку или пересорту, которые могут возникнуть при последующей отгрузке.

Процесс строится на трех китах: зонирование, регламентация и цифровизация.

1. Зонирование процесса приемки

Территория разгрузки должна быть четко разделена на зоны с разным правовым статусом:

• Зона ожидания (докшелтер): машина еще не передана складу, ответственность несет водитель/перевозчик.

• Буферная зона: место выгрузки из кузова на пол дока. Здесь начинается первичный осмотр упаковки.

• Зона детальной приемки: выделенное место под навесом или внутри теплого контура, где происходит вскрытие паллет, пересчет коробов и проверка качества самого товара.

• Карантинная зона: изолированная ячейка или участок пола для спорного груза (брак, расхождения), куда товар перемещается до выяснения обстоятельств с клиентом.

2. Алгоритм действий сотрудника

Для исключения человеческого фактора пошаговая инструкция приемщика должна выглядеть так:

Шаг 0. Предвходной контроль (до прибытия машины)

Сверка ожидаемой поставки в электронной системе. Если документы не пришли от клиента заранее, система может блокировать возможность создания акта приемки.

Шаг 1. Проверка транспортного средства и пломб

• Сверка номера пломбы с номером в транспортной накладной (ТТН).

• Фотофиксация целой и сорванной пломбы.

• Осмотр кузова на предмет протекания, посторонних запахов, наличия вредителей или нарушения температурного режима (замер температуры логгером или пирометром). При выявлении нарушений составляется акт об отказе в разгрузке.

Шаг 2. Визуальный осмотр грузовой единицы (без вскрытия)

• Проверка целостности стрейч-пленки, отсутствия следов перескотчевывания.

• Поиск деформаций картонных коробов (признак придавливания тяжелым грузом сверху или намокания).

• Контроль правильности размещения предупреждающих знаков («Хрупкое», «Верх»).

• Сверка фактического количества паллет/мест с данными ТТН и УПД.

Шаг 3. Идентификация и сверка маркировки

Каждое грузовое место сканируется ручным терминалом сбора данных (ТСД):

• Считывание штрихкода логистической этикетки паллеты. Система автоматически подтягивает ожидаемую детализацию вложений.

• Если код отсутствует или не читается, приемщик обязан создать временную внутреннюю бирку склада, чтобы товар не стал обезличенным («потеряшкой»).

Шаг 4. Количественная приемка (детальная)

Выборочная или полная перевеска и пересчет вложенных единиц (коробов):

• Для дорогого или критичного товара (фармацевтика, электроника) — 100% пересчет.

• Для стандартного коробочного ассортимента — выборочный метод (ISO 2859-1 / ГОСТ Р ИСО 2859-1), например, вскрывается каждая пятая паллета и пересчитывается верхний слой.

• Фиксация веса брутто каждой принятой паллеты. Это критично для последующего безопасного размещения на мезонине или верхних ярусах стеллажей.

Шаг 5. Качественная приемка (выборочный контроль)

• Вскрытие заводской коробки, проверка товарного вида изделий, срока годности (FIFO/FEFO).

• Для пищевых продуктов — обязательный замер температуры внутри паллеты (пирометр-инъектор).

• Фото- и видеофиксация открытого короба со всех ракурсов.

Шаг 6. Оформление инцидента (при наличии отклонений)

Если выявлено расхождение или брак, стандартный поток останавливается:

1. Товар физически перемещается в карантинную зону.

2. Создается электронный акт о расхождении (форма ТОРГ-2 или внутренний акт склада) прямо в ТСД с прикреплением фото.

3. Система автоматически отправляет уведомление клиенту и блокирует продажу этого объема.

3. Регламентные требования к клиенту

Чтобы процедура работала, во внутреннем регламенте работы с клиентами необходимо закрепить следующие правила:

• Клиент обязан предоставлять электронную копию упаковочного листа за 2 часа до прибытия машины.

• Каждая грузовая единица должна иметь уникальный идентификатор. Приемка обезличенного короба производится по тарифу «ручная идентификация» (дороже стандартной ячейки).

• Склад принимает только годную тару. Если клиент настаивает на приемке деформированного груза, он подписывает предварительное согласие на то, что склад не несет ответственности за внутритарное повреждение, вызванное состоянием упаковки.

4. Распределение ответственности

В договоре важно зафиксировать точку отсечения:

• До момента подписания электронной приемки в ТСД ответственность за сохранность несет перевозчик или клиент.

• После взвешивания, сканирования и перевода статуса в «Принят на хранение» материальная ответственность переходит к складу. Любые претензии по количеству после этой точки будут рассматриваться только на основе актов входного контроля.

Такая жесткая формализация исключает споры формата «мы вам сдавали 100 штук, а у вас на остатке 98». Все доказательства (цифровой след в электронной системе, вес, фотофиксация брака) формируются в первые минуты нахождения машины на территории склада.